Emprender sin fracasar: Lograr la meta es la única opción -

En general, la literatura sobre administración habla de 4 factores que toda gestión de proyectos debe contemplar. Sin duda hay más, pero el consenso es que estos son los 4 más relevantes para el éxito de los proyectos:

Plantear la meta como única opción viable

Generalmente confundimos este quinto elemento con crear varias opciones para alcanzar la meta o con la falta de compromiso de los participantes. Pero como explicaré más adelante, establecer la meta como la única opción viable, va más allá de tener un Plan B o del compromiso de los participantes. Es una cualidad intrínseca en la cultura de la organización. Ella generalmente se observa en las personas o los equipos de alto desempeño.

Objetivos

Sin duda, definir los objetivos con claridad es el punto de partida. Un proyecto sin objetivos no tiene rumbo y está destinado a fracasar. En el mejor de los casos, será necesario invertir más tiempo de lo necesario y más recursos de los presupuestados. La imagen de la dirección se verá deteriorada, no se conseguirá involucrar a todos los integrantes del proyecto, y el equipo de trabajo quedará desmotivado y con una pérdida de confianza hacia la dirección. En contraste, cuando los objetivos son claros, toda la empresa camina en la misma dirección.

Metodología

El uso de una metodología para emprender la gestión de proyectos garantiza que se cubran una serie de pasos durante todas las etapas del proyecto. Desde cuestionar los objetivos para seleccionar los de mayor valor para la organización, hasta el seguimiento, conclusión, y la documentación de aprendizajes para proyectos futuros.

La metodología para emprender asegura que el proyecto tenga el presupuesto, que los riesgos se han identificado, y que existe un seguimiento a su ejecución. Nos permite obtener los datos más relevantes para dirigir el proyecto y nos ayudan a discernir lo esencial de lo secundario. Además, en tiempos donde el entorno y las condiciones cambian constantemente, la metodología permite aplicar un proceso de adaptación y mejora continua.

Plan de trabajo

Un plan de trabajo detallado es indispensable para emprender la gestión del proyecto. Sin dicho plan, el riesgo aumenta y las posibilidades de concluir con éxito disminuyen. El plan de trabajo permite controlar y asegurar los plazos, el presupuesto, y la calidad de la entrega.

Planeación

La planeación es crucial para evitar fallas que afecten el proyecto cuando éste ya se encuentra en desarrollo. El tiempo invertido en la fase de planeación es tiempo ganado en la ejecución del proyecto. Particularmente importante es identificar la ruta crítica, ya que cuando existen dependencias, el retraso en una actividad puede afectar el proyecto global.

Compromiso

El cuarto factor se enfoca en el compromiso de los participantes. Las personas son el activo estratégico más importante, esto es igual tanto para la empresa como para los proyectos en particular. Los directivos pueden extraer todo el valor de las personas si éstas se identifican con las metas de proyecto, trabajan contentos y conocen la importancia de su aportación personal para el objetivo global. En otras palabras, lograr el compromiso de los participantes potencializa el valor que éstos pueden aportar al proyecto o a la empresa.

Sin duda, los primeros 4 factores son relevantes para un proyecto exitoso que busca emprender. Sin embargo, revisando diversos proyectos he encontrado que son condiciones necesarias, pero no suficientes. Hay proyectos que fracasan a pesar de contar con una clara definición de objetivos, seguir una metodología, tener un plan detallado y contar con el compromiso de todos los participantes. Por otro lado, también viví proyectos que fueron exitosos sin contar con un plan detallado ni seguir una metodología clara.

Los 4 factores incrementan la probabilidad de éxito de un proyecto. No obstante, el quinto elemento determina la fortaleza del equipo para seguir adelante y hacer frente a cualquier adversidad. Esta es una cualidad transversal de las personas y de los equipos de trabajo, es decir, es parte de la cultura de trabajo e impacta en todos los aspectos de la organización. Este elemento es la base sobre la que se construyen los demás factores, es el equivalente a los cimientos de la organización. Si este elemento no está consolidado, la debilidad estructural se proyectará a las demás columnas que contribuyen al logro de los resultados.

El quinto elemento

El quinto elemento se obtiene cuando, para el equipo de trabajo, lograr la meta es la única opción y salirse no es una alternativa. Proyectos muy bien definidos fracasaron al emprender por la ausencia de este quinto elemento, y en contraste, proyectos sin un plan detallado resultaron exitosos cuando para el equipo no existía otra alternativa más que cumplir la meta.

Existen distintas razones por la que el quinto elemento es relevante, pero la principal es que ante el escenario de que la única alternativa viable es lograr la meta, el equipo adquiere cierta fortaleza que le permite superar cualquier adversidad. Este comportamiento se observa en las personas o los equipos altamente competitivos, que, por su naturaleza, están entrenados a superar los fracasos y las adversidades hasta ser los únicos que sobresalen.

En cualquier proyecto siempre se presentan cambios en el entorno o dificultades no previstas. Ante estas circunstancias, la fortaleza del equipo de trabajo es crucial para adaptarse a los cambios, para hacer frente y superar a los problemas, y para encontrar soluciones donde parece que no las hay. Sin esta fortaleza, los equipos de trabajo se desmoronan ante cualquier complicación, y los proyectos fracasan. Pero esta fortaleza sólo se hace evidente cuando no existe otra opción. Si lograr la meta no es la única alternativa, si existen opciones de salida, ante cualquier dificultad, la tendencia natural del equipo será tomar el camino fácil, desviar su atención a cualquier otra actividad y no lograr la meta.

El origen de la fortaleza varía de persona a persona. A algunos los motiva la ambición, a otros la necesidad de ganar, y para otros tantos es un tema de supervivencia. Su fortalece se hace evidente porque es la diferencia entre sobrevivir o desaparecer. La siguiente frase lo describe perfectamente “No conocemos nuestra verdadera fortaleza hasta que ser fuerte es la única opción para seguir adelante”.

Esta fortaleza no es tan común ni en las personas ni en los equipos de trabajo. La razón es que la mayoría de nosotros no tenemos ni la ambición, ni la necesidad de competencia, ni estamos en una situación de vida o muerte. Pero esto no quiere decir que no podamos desarrollar el quinto elemento y que estamos condenados al fracaso. Todo lo contrario, en mi experiencia he observado como personas ordinarias desarrollan esta capacidad y la aplican a sus proyectos de manera exitosa.

Desarrollar en la organización el quinto elemento es una responsabilidad de la dirección. Al equipo de trabajo le tiene que ser evidente que no hay metas alternativas. Pueden existir distintas rutas para llegar al objetivo final, puede haber tropiezos en el camino, pero nunca se plantea como alternativa la opción de no lograr la meta. Adicionalmente, para fomentar una cultura de resultados, debe existir un sistema de incentivos y consecuencias que simule el efecto de sobrevivir o desaparecer. Si se alcanzan los resultados, todos se ven beneficiados, pero si no, también existen las consecuencias correspondientes.

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Por Agustín Paulín

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