Cuando hablamos de contratos y de la necesidad de cumplirlos, normalmente pensamos en abogados, firmas, papeleo, pedidos del cliente, condiciones en los tiempos de entrega, etcétera.
Por Gerardo Ramírez Arroyo*
Cuando hablamos de contratos y de la necesidad de cumplirlos, normalmente pensamos en abogados, firmas, papeleo, pedidos del cliente, condiciones en los tiempos de entrega, etcétera. Sin embargo, hay un tipo de contrato que debemos tener en cuenta, que debemos aplicar dentro de nuestras empresas, este también es importante cumplirlo al cien por ciento, el no hacerlo, en muchas ocasiones causará estragos negativos, así como un mal ambiente laboral o lo que es peor, la mala atención a los clientes.
¿Qué son los contratos internos?
Son todos aquellos acuerdos que se hacen entre compañeros y equipo de trabajo dentro de la empresa, esto puede ser verbal o por escrito. Se piensa que estos acuerdos deben ser llevados de manera informal, sin embargo, debemos formalizarlos y tratarlos como un contrato interno.
Cuántas veces nos ha pasado lo siguiente: Solicitamos alguna información y la respuesta de nuestros colegas es: “te la envío en un rato” y ese rato se vuelve días o semanas; a menos que sea urgente, ni uno ni otro le dan la debida importancia a tener la información a tiempo. ¿Qué pasa después? La cadena de excusas o búsqueda de culpables.
Para evitar esto, aquí te dejamos unos sencillos pasos que puedes seguir y que te ayudarán a que los acuerdos internos los transformes en contratos y sean cumplidos a cabalidad.
1.- Mensaje claro
No siempre se debe considerar que al emitir un mensaje la otra persona lo comprenda al cien por ciento, los distractores como celulares o el tener en la mente otras actividades provoca que los mensajes no llegan a ser tan claros como pensamos. En los contratos internos debemos corroborar con nuestro colega que toda instrucción está clara y entendida.
Después de una conversación donde establezcamos los acuerdos, redactemos un correo electrónico mencionando los puntos que se acordaron, es decir, documentar los acuerdos que sean relevantes o los que, de no cumplirse en tiempo y forma, podrían poner en riesgo algún punto de la operación o de la atención al cliente.
Siempre es mejor ir al grano, no debe ser un correo de varias páginas. Un e-mail inteligente es claro, directo y concreto.
2.- Pocos destinatarios
¿A quién no le ha pasado que recibe un e-mail donde vienen varios destinatarios incluyéndote a ti? ¿Qué debes hacer? Leerlo todo y enterarte que sólo era para tu información. Desde mi punto de vista, entre menos e-mails de este tipo reciba un líder de área, significará que la comunicación, la relación entre pares y los contratos internos se está respetando.
En los contratos internos dirigir un escrito a una persona e involucrados que de alguna u otra manera deben participar en esa acción o estar enterados.
La próxima vez que redactes un e-mail, cerciórate de a quienes involucras, si las personas que copies realmente deberán estar enteradas, tus colegas y jefes te agradecerán toda la vida. Si este fuera el caso, donde debes informar y dividir las tareas te recomiendo que en el cuerpo del correo separa las tareas, utiliza algunos signos, como el de arroba @ y junto a él coloca el nombre de la persona dueña de esa información y responsable de la respuesta.
Por ejemplo. @Gerardo. FYI (Para tu información) @Jorge. Revisa info del cliente.
3.- Fechas límite
Es importante que al establecer un contrato interno también se establezcan las fechas de entrega, de inicio o de avance. No está permitido decir, “te lo envío mañana” o “al rato tienes la información”. Lo mejor es establecer fechas definidas y así evitar suposiciones o malas interpretaciones y tener que escuchar: ¿era para hoy?
Si vemos que el tiempo se acerca y no es posible cumplir con la expectativa marcada, entonces debemos volver a negociar una nueva fecha. Siempre con la idea de superar expectativas, si solicitas uno o dos días más para finalizar, trata te entregarlo antes.
4.- Respuesta
Especialmente cuando interactuamos vía correo electrónico, normalmente uno esperaría una respuesta, sin embargo, no siempre pasa. Debemos asegurarnos de no dejar sin responder los e-mails, es muy molesto enviar correos electrónicos o solicitar información y que no se reciba respuesta alguna.
Las respuestas deben ser claras, y concretas, no todos tienen el tiempo de leer e interpretar lo que buscas responder, por tal motivo, siempre una respuesta directa es mejor.
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5.- Usa los canales adecuados
No todo se debe tratar por correo electrónico. Las llamadas telefónicas, las conversaciones uno a uno o las juntas también deben usarse para la solución de situaciones o de repartición de tareas, debe existir un balance adecuado y respetar los tiempos de nuestros colegas.
Los contratos internos deben establecerse y cumplirse, si los llevas a cabo podrás observar como la efectividad laboral se incrementa y mejora el ambiente en nuestra área de influencia en la oficina.
Cambia tus paradigmas de cómo comunicarte y establecer acuerdos con tus compañeros de labores, establece contratos internos y cúmplelos. Con estas acciones también respetas los tiempos y actividades de todos.
*Ingeniero en comunicaciones y electrónica por la ESIME Culhuacán IPN. Maestría en Dirección de proyectos.
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